住民票の除表
海外にお住まいの方が、ご心配されていたことです。
転勤、移住など理由は様々でも、海外に住むことになると、税金その他の関係で住民登録を抹消する方が多いと思います。
では、日本に住んでいた記録はどうなるかと言うと、抹消をした最後の住所地で、住民票の除表というものが保存されます。
役所での除表の保管は、世帯全ての人が転出してから５年間と法律で決まっています。
つまり５年過ぎたら破棄されるというもの。これは電磁的記録も同じです。
ネットの情報では、保存義務が５年間なだけで、５年以降の破棄は義務ではないから、紙で保管していた時代と異なり電磁的記録の除表は直ちには無くならない、という話もありました。
横浜市では5年で破棄する
しかし横浜市の場合ですが、役所に聞いたところ「５年で破棄する」との回答。
では、５年を超えて海外に滞在すると日本に居住していた記録が消えてしまうのか？というのが疑問でした。
住民票を抜いても国籍は日本人ですから、海外で日本の証明書や手続きがいつ必要になるかわかりません。
役所（横浜市の場合は区役所の住民登録課）の話では「戸籍の付票が歴代の住所地を記録するものなので、こちらを利用できる」とのことでした。
転居するたびに最寄りの役所に住民登録を届け出していれば、付票で全ての住所地を照会できます。
ちなみに戸籍の付票については、役所の戸籍担当にお問合せくださいとのこと、お役所らしいですね。
海外に長く住んでいる際の日本の証明書
今回このお話をしてくださった方は、海外で勤務先を変わることになったため、最寄りの役所に日本での証明書を求められたそうです。
日本での証明書は、在外公館（日本大使館、領事館）で取得できるものもあります。
例えばパスポートの更新などは、一時帰国しなくても滞在地の日本大使館で手続きしてもらえますね。
しかし証明書の種類によっては、在外公館で手続き→日本の役所へ照会→日本の役所が確認、発行、送付→在外公館へ到着、というプロセスをふむため、大変時間がかかります。
今回は一度帰国して手続きする方が時間的に早く、その際の必要書類の中に日本での最後の住所地の証明があったそうです。
海外に長く住んでいると、日本での公的なステイタスがどうなるのか、放置していいものかが、ふと心配になることもありますよね。
次回は、海外に住んでいる方が日本の運転免許証を更新するときの注意点について、お知らせします。
