文書の取扱いは各国で異なり、理解が難しいところです。
外国の滞在ビザ申請には、各種証明書を要求されますが、提出先がどの書類を求めているかが日本のカテゴリーではわからなかったりします。
海外に提出する証明書の例
例えば、結婚証明書（Marriage Certificate）や出産証明書（Birth Certificate）は、日本の戸籍謄本で通用します。
住民票は、日本に居住していることの証明（Certificate of Residence）に使います。
また、雇用証明書（Certificate of Employment）を出してくださいと言われて、書式があればそれを英訳するなどして提出しますが、勤務先によっては書式の準備がないこともあります。
過去の雇用を証明する場合は、会社のロゴ入りの紙を使ってレター形式にすることが海外では多いようです。
「○○が、いつからいつまで当社でこんな仕事をしていたことを、証明します。○月○日」として、上司の方のサインをもらいましょう。
Appointment Letterは直訳だと任命書で、現地法人を立ち上げるときに営業所長や支店長の身分を証明するのに使われ、「○月○日、誰に何の職を任命した」とします。
ご本人が社長の場合でも、会社が社長に任命したことになるので、その旨を書きます。
日本で証明書と言うと書式が決まっていることが多いので、自由なレター形式はちょっと戸惑うかもしれません。
個人のビザ申請では、「犯罪経歴証明書」（無犯罪証明書）を取得して提出しますが、英語ではNo Criminal Record 、Letter of Good Conductなどと言うようです。
ちなみにこの「犯罪履歴証明書」は、ビザ更新などの場合をのぞき、提出先国１カ所につき1回の発行なのだとか。
MM2H（マレーシアのリタイヤメントビザ）で、申請の準備に予想外に時間がかかり、１年以上前の証明書は無効と提出先から言われたため、再発行しようとしたら日本の警察署が発行してくれなかった、というお話を聞いたことがあります。
その方は説明して抗議をして、最後は渋々発行してくれたそうですが、基本的に最初に発行したものの差し替えでないと出せないそうです。
一度証明書を取得したら、すぐに申請しなくても保管しておかなくては、ですね。
各種証明書は、日本国内の有効期間が３ヶ月とされる場合が多いですが、外国は少し緩くて6ヶ月まで大丈夫な国もあります。
